荆钟县爱国民主政府于1948年7月组建，由原荆门县东部的乡镇和钟祥县汉江以西的乡镇组成。当时划分7个区，分别是石牌、荆东、山东、山西、利河、下胡集和北山，石牌镇为第三区。1949年8月，中共湖北省委根据省域范围已全部解放的实际，决定撤消各地临时县级政权，恢复抗日战争前的行政体制。荆钟县政府在成立一年多后，正式完成其历史使命而撤销，其辖区交还荆门县和钟祥县。

由于战争频繁，加上成立时间仅一年左右，荆钟县很少有档案史料留存。这份公函的出现，不仅填补了荆钟县档案的空白，而且为研究荆门地区解放前夕的行政区划、支前工作和干群关系等，提供了实物佐证，是一件难得的珍贵档案。

公函用黄色牛皮纸制作，高24厘米，宽20厘米。上书：“兹有本区石牌镇商民古德轩在本区粮站，经请出协收食粮，以后在本区所属乡镇准予免出（除）该民伕役。特此证明。右给石牌镇第一保商民古德轩收执。区长李民，付（副）区长全正鹏（两人均盖个人印章）。中华民国三十八年（1949年）三月二十四日。”落款时间上盖着由11个篆字组成的大红铜方印，上书“荆钟县第三区区公所铜印”。

此件形成于1949年3月24日，现藏于荆门市档案馆。