近期，为深入贯彻习近平总书记对档案工作的重要指示批示精神，推动全省档案信息化战略转型，统筹推进全省数字档案馆（室）的科学建设和管理，省档案局、省档案馆遵照国家档案局《推进数字档案馆建设实施办法（试行）》《推进机关数字档案室建设实施办法（试行）》等有关规定，结合湖北实际制定印发了《湖北省推进数字档案馆（室）建设实施办法（试行）》。

  一、制定背景

  近年来，数字化、信息化、智能化浪潮席卷各行各业，档案工作面临一系列挑战和变革。湖北省档案局、省档案馆高度重视数字档案馆（室）建设，将其作为贯彻落实习近平总书记对档案工作重要指示批示精神的重要举措，作为贯彻落实档案法及其实施条例以及新修订《湖北省档案管理条例》的重点任务，作为贯彻落实《“十四五”全国档案事业发展规划》《“十四五”湖北省档案事业发展规划》的重要抓手，2022年制定《湖北省数字档案馆（室）系统测评办法》（以下简称《测评办法》），积极开展建设指导、认定审核和监督管理等工作，取得明显成效。

  2024年12月至2025年3月，国家档案局办公室先后印发了《推进机关数字档案室建设实施办法（试行）》《推进数字档案馆建设实施办法（试行）》（以下简称《实施办法》），对新形势下全国数字档案馆（室）建设提出了新目标、新路径、新要求和新标准，是引领档案馆和机关单位档案工作转型升级的重要指导文件，为推进数字档案馆（室）的科学建设与管理指明了方向。省档案局、省档案馆参照国家档案局《实施办法》，结合近年来推进全省数字档案馆（室）建设的工作成效和经验做法，组织有关业务骨干和专家学者，研究制定了《湖北省推进数字档案馆（室）建设实施办法（试行）》（以下简称《办法》），于2025年7月30日印发实施。

  二、主要特点

  《办法》明确了数字档案馆（室）建设实施和认定的主体、标准、程序、指标等内容，为全省各级档案机构推进档案工作数字化转型提供了清晰的路线图和工作规范。

  一是落实中央要求，规范工作内容。《办法》根据《整治形式主义为基层减负若干规定》以及清理优化创建示范和评比表彰活动有关文件要求，去除创建示范内容，优化认定指标，将原来逐条量化打分的评价模式调整为原则性判定功能是否实现的认定模式，紧扣档案法律法规，明确推进数字档案馆（室）建设的具体内容，切实简化和规范认定操作。

  二是明确建设主体，压实工作责任。《办法》要求全省综合档案馆应当开展数字档案馆建设，开展办公自动化以及业务电子化运行的机关应当开展数字档案室建设，实现档案数字资源收集、整理、保存和利用规范开展。按照《湖北省档案管理条例》有关规定，《办法》还鼓励其他机关、团体、企业事业单位和其他组织开展数字档案馆（室）建设，自愿申请认定。

  三是强化局馆协同，形成工作合力。《办法》明确省档案局负责统筹规划和监督指导，统筹组织认定工作，省档案馆负责实施建设指导、预检审核和认定等具体工作；要求各市州档案局、档案馆应当按照全省统一部署和本地有关规划要求，共同推进本地数字档案馆（室）建设，发挥局馆协同工作机制的合力，进一步推进全省数字档案馆（室）的科学建设和管理。

  四是优化认定程序，加强审核把关。《办法》延续了《测试办法》特色，设置预检审核环节，要求通过预检并根据预检意见整改到位后再申请认定工作，进一步推动审核关口前移，压实档案主管部门的监督指导责任。同时为了更好落实档案工作“分级管理”原则，明确省级机关、市州档案馆由省档案局、省档案馆组织预检，市、县级机关和县级档案馆由各市州档案局会同同级档案馆组织预检。

  五是聚焦工作实际，合理设置指标。《办法》在保障建设和管理成效的基础上，将《测试办法》的逐条量化打分调整为判断是否“符合”的认定模式，简化认定操作、减轻建设负担；同时结合市县级档案馆工作实际，合理设置指标，强化档案数字资源建设等基础工作，加强备份恢复确保档案数据安全，鼓励运用人工智能等新技术开发特色应用，提高建设“含新量”“含绿量”“含金量”。例如要求“规范接收5家以上立档单位的电子档案，或提供电子档案保管服务，电子档案总数量不少于15000件”，“馆藏纸质档案50万卷（件、册）以下应数字化率达到90%以上，50万卷（件、册）以上应数字化率达到80%以上”，鼓励“应用大数据、人工智能等新一代信息技术取得实际成效”等。

  六是严明认定纪律，强化作风建设。《办法》明确要求，认定工作小组和认定专家组要坚持认定标准、严格认定程序，逐项开展认定。认定工作应当把纪律挺在前面，不得许愿或者提出任何附加条件。同时，为确保已建成的数字档案馆（室）发挥应用效能，《办法》还规定存在工作停滞、安全隐患突出等严重问题的数字档案馆（室）应当进行整改，未在时限内完成整改的将被撤销认定结果。

  七是着眼长远发展，建立常态化机制。《办法》鼓励已认定为数字档案馆、数字档案室的单位，积极运用新理念新技术，推动建设成果迭代升级，逐步向高水平迈进。同时，《办法》规定认定工作实施动态管理，要求通过认定的单位在系统环境或者应用发生重大变化时应当申请复认，通过数字档案室认定的机关每5年应当进行一次复认，进一步促进档案馆和机关单位持续改进和优化数字档案馆（室）建设，保障数字档案馆（室）始终处于良好的运行状态。

  三、贯彻实施

  《办法》的出台，标志着湖北省数字档案馆（室）建设进入标准化、规范化、高质量发展的新阶段，将有力引导和推动全省各级档案部门加快数字化转型步伐，全面提升档案数字资源的收集、管理、保存和利用水平，不断推动档案事业创新发展，为服务全省数字经济发展、数字政府建设和数字社会构建提供坚实的档案信息支撑。全省各级档案主管部门、档案馆要按照实事求是、求真务实、因地制宜的原则，将数字档案馆（室）建设作为推动档案工作数字化转型的关键措施，采取有针对性的策略，积极稳妥推进建设。档案馆和机关单位要结合实际贯彻落实《办法》要求，符合条件的应当开展数字档案馆（室）建设，做好电子文件归档移交和电子档案管理利用等工作。