湖北省第一本不动产权证书于2015年4月1日在荆州市颁发，这标志着不动产登记工作在湖北省的正式启动，也标志着湖北省的不动产登记工作进入了新纪元。随着不动产权证书的颁发，不动产权籍档案也产生了，对不动产权籍档案进行归档整理成为当务之急。荆州市做为全国十五个不动产登记的试点城市之一，荆州市档案局对不动产权籍档案管理提前着手调研，并制定科学可行的方案，主要做法如下：

充分调研，了解情况，为制订制度打基础

调研房产登记档案。不动产权籍档案产生之前，荆州市档案局派专业人员多次对房产登记档案的归档整理模式开展了调研。房产登记档案有以下几个特点：

1、房产登记档案按照业务审批受理的顺序归档；

2、档号为档案在库房中存放位置的编号；

3、数字化程度非常高，采用条形码管理，用条形码关联档案的收件、扫描、整理、组卷、归档；

4、房产登记档案的整理速度很快，每本档案的整理时间为两分钟，可实现纸质档案的实时归档，同时电子档案和纸质档案可同步归档；

5、档案检索方便快捷、查询利用效率很高。

缺点：

1、档案归档未编页码，没有卷内目录；

2、档号的编制不符合档案部门的规定，一是忽略了登记类型和登记年度，二是不利于档案倒库、倒柜；

3、未编制目录，检索查询完全依赖电脑；

4、档案盒脊背及封面未揭示档案内容；

5、档案数据库与图形数据库没有关联。

调研不动产登记类型。荆州市档案局与荆州市国土资源局信息中心档案室与不动产登记中心紧密联系，对不动产登记类型以及审批程序进行了调研。新的不动产登记较之以前在登记类型和审批方式上都有了很大的改变。目前进入不动产登记中心办理的仅仅是土地和房产登记，一共二十三种登记类型，整合之后分为六个大类：国有建设用地使用权及建筑物、构筑物所有权登记（单位、个人）；集体建设用地使用权及建筑物、构筑物所有权登记；农村宅基地使用权及建筑物、构筑物所有权登记；注销、异议登记；抵押权登记；预告登记。林业和农业部门的不动产登记事项进入后再对登记类型作调整。

调整地籍档案归档制度。荆州市国土资源局地籍档案实行的测区——宗地的归档模式，将同一宗地的所有档案合并在一起，包括历次变更的权属来源档案，供地档案没有单独归档，而是与登记发证的内容合在一起。不动产权籍档案产生后，地籍档案中供地档案单独归档，形成一个新类别，保存在国土资源局档案室，不再与登记档案合二为一，仅将供地结果转入不动产权籍档案作为权属来源材料归档。

结合实际，合理规划，制订科学的归档方案

不动产权籍档案是指在不动产登记各流程中收集、产生的反映不动产登记过程和结果的文件材料，它特指不动产登记机构的专业档案。荆州市国土局信息中心和荆州市房管局档案馆结合双方档案情况，共同商议，对不动产权籍档案的提出了新整理和归档要求，报经市档案局审核确定了新的归档办法并及时对全市不动产权籍档案整理和扫描人员进行了上岗培训。

（一）分类方法

不动产权籍档案采取年度---问题两级分类法，是指在不动产登记年度下按登记类别进行分类。

不动产权籍档案以件为单位进行管理。

不动产权籍档案根据登记类别不同分为国有建设用地使用权及建筑物、构筑物所有权登记类；集体建设用地使用权及建筑物、构筑物所有权登记类；农村宅基地使用权及建筑物、构筑物所有权登记类；注销、异议登记类；抵押权登记类；预告登记类。

（二）编号

不动产权籍档案代字为Z，分类代字分别为：

Zg :国有建设用地使用权及建筑物、构筑物所有权登记类;

Zj:集体建设用地使用权及建筑物、构筑物所有权登记类;

Zz :农村宅基地使用权及建筑物、构筑物所有权登记类;

Zq:注销、更正、异议登记类;

Zd:抵押权登记类；

Zy:预告登记类。

档案号为：Zg（登记类别）·S（S沙市区、K开发区、J荆州区，为城区三个办理窗口行政区代码）·2015（登记年度）·1（目录号）-1（件号），一个目录号下编制一千个件号。

（三）整理

1、卷内文件的排列。

每件不动产权籍档案归档时都应按照档案部门的规定编制页码、编制《卷内目录》，卷内文件的排列应与卷内目录顺序和页码一致。

2、封面

整理完毕后的档案应打印封面，标注不动产单元号（抵押权证号）、权利人（义务人）名称、坐落、面积、归档单位名称等基本要素。

3、装订

不动产权籍档案采用不锈钢夹装订，较厚的档案可用多个钢夹错开装订，保证档案不散落。

（四）装盒

装盒是将归档文件按室编件号顺序装于档案盒内，并填写档案盒封面、盒脊及备考表的过程。不动产权籍档案盒封面和盒脊应揭示出盒内档案的档号及不动产权利人的明细，并标明保管期限，盒脊上不编制盒号。盒内应编制卷内目录。

档案盒上架要按照档号的顺序从小到大进行排列。

（五）编目

不动产权籍档案每年度应编制纸质目录，目录按档号的不同分别装订成册。

（六）数字化

实行业务办理与档案管理一体化管理，即在不动产登记系统中开发档案归档环节，实行收件条码管理，将档号的获取、字段录入、归档要件扫描、卷内目录制作、档案卷皮及档案盒脊背打印一次完成，减少档案整理工作环节，减化流程，同时保证了电子档案和纸质档案同步归档。

随着不动产登记类型的增多以及审批流程的调整，不动产权籍档案管理的制度以及整理要求还会更新。