省直各单位：

《湖北省档案馆档案接收工作暂行办法》《湖北省档案馆馆藏档案开放审核协同暂行办法》已经省档案馆馆务会2022年第50次会议审议通过，现印发给你们,请遵照执行。

                             湖北省档案馆

                           2022年12月30日

湖北省档案馆档案接收工作暂行办法

    第一条 为了规范湖北省档案馆（以下简称省档案馆）档案接收工作，完善档案资源体系，有效地管理和利用档案资源，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《各级各类档案馆收集档案范围的规定》《湖北省档案管理条例》等有关法律、法规、规章的规定，结合工作实际，制定本暂行办法。

    第二条 档案接收工作是省档案馆贯彻落实习近平总书记关于做好新时代档案工作的重要指示批示精神，在档案主管部门的监督指导下，按照统一规划、分级管理的原则，依法收集属于省档案馆保管范围的机关、团体、企事业单位及其他组织移交档案的行为。

    第三条 接收范围

    （一）省直机关、团体、事业单位及其所属单位和其他组织机构形成的保管期限为永久和30年以上(含30年)的档案。

    （二）省委、省政府临时工作机构、撤销机构和省属改制机构形成的全部档案。

    （三）省级重大活动和突发事件形成的档案。

    （四）省属破产转制国有企业形成的档案。

    （五）其他应由省档案馆保存的档案。

    第四条 接收时限

    1.列入省档案馆接收范围的档案，各单位应当自档案形成之日起满20年向省档案馆移交。

    2.省委组织部管理的省管干部人事档案，在干部死亡5年后，由省委组织部向省档案馆移交。

    3.省委、省政府临时工作机构、撤销机构和省属改制机构所形成的档案，自撤销之日起6个月内向省档案馆移交。

    4.省属国有破产转制企业所形成的档案，破产转制之日起6个月内向省档案馆移交。

    5.省级重大活动和突发事件形成的档案接收时限按国家和我省有关规定执行。

    6.省直单位因特殊情况，经与省档案馆协商一致，可提前或延期移交档案,延期移交不得超过5年。

    7.电子档案自形成之日起5年内向省档案馆移交。

    8.省直机关应当按照《中华人民共和国政府信息公开条例》的规定，及时向省档案馆报送政府公开信息。

    9.国家对各门类档案的接收时限另有规定的从其规定。

    第五条 接收流程  

    省档案馆档案接收工作业务流程详见附件1。

    （一）编制计划

    省档案馆根据第四条明确的档案接收时限以及各单位档案移交需求，制定年度档案接收进馆计划，于每年10月底前印发到期档案移交进馆工作通知。

    档案移交单位于每年11月30日前向省档案馆提出下一年度拟移交档案书面申请，填写《湖北省档案移交进馆计划表》（附件2）。

    （二）进馆指导

    省档案馆收到有关单位档案移交申请及移交进馆计划表后，应在15个工作日内派2人以上(含2人)接收人员到移交单位对拟进馆档案进行现场检查指导，提出档案进馆业务要求，具体包括：

    1.拟移交档案的整理质量应符合有关档案工作标准及业务规范要求；

    2.拟移交的档案应全文数字化,形成数字化成果;

    3.移交单位应编制检索目录、全宗介绍、组织机构沿革等；

    4.移交单位应对拟移交档案做好解降密工作，编制涉密目录；做好开放审核工作，编制延期开放目录；

    5.根据《中共湖北省委关于废止、宣布失效和修改部分党内法规和规范性文件的决定》（鄂发〔2019〕16号）移交单位应清理和标注拟移交档案中已废止、失效的党内法规和规范性文件;

    6.各单位公开出版或内部发行的各种文件（史料）汇编、史志、年鉴、报刊、专业书籍等有助于了解档案内容和单位历史的资料,随档案同步移交。

    （三）检查验收

    移交、接收双方工作人员对拟进馆档案、检索工具、全宗卷有关材料和与之相对应的电子文件、机读目录及其运行环境与数据格式应当面清点，确保移交档案内容、数量与实际一致。

   省档案馆接收人员应对拟进馆的实体档案和电子档案作出评价（附件3）。电子档案从档案元数据的真实性、完整性、可用性、安全性等方面进行质量检测，填写《湖北省电子档案移交接收登记表》（附件4）；不符合质量要求的，档案移交单位应按接收人员提出的意见进行整改，达到质量要求后方可移交进馆。通过在线归档方式形成的电子档案接收工作另行规定。

    拟移交档案应按顺序分类装箱，装箱顺序为：文书在前,其他门类在后;永久在前,其他保管期限在后。装箱完毕后，在箱体右上角编写统一流水号，同时注明箱内盒号或者案卷号起止数，填写《湖北省档案装箱交接明细单》（附件5）。档案箱尺寸为：长2125px、宽625px、高800px。

    （四）移交进馆

    省档案馆检查验收合格后，移交单位和省档案馆办理交接手续，填写《湖北省档案馆档案交接文据》（附件6）。

    档案的交接手续由双方经办人、分管档案工作的单位负责人签字，并加盖单位公章。移交单位应在签字后10 个工作日内办理移交进馆手续；省档案馆组织完成入库前消毒除尘、入库上架、完善全宗卷、制作档案存放位置指引卡、完善库房档案存放示意图等。

    第六条 档案移交进馆工作列入省直机关档案工作目标管理考评内容。省直各单位要重视到期档案的移交工作，落实专人负责，组织专班对拟移交档案进行整理、鉴定、数字化等。移交的档案应做到齐全、完整、系统、规范。

    第七条 对不按期移交档案、被责令改正而拒不改正的，依照档案法律法规有关规定给予处分。

    第八条 本办法自印发之日起施行。原《湖北省档案馆接收档案进馆业务工作流程及任务要点》(鄂档办〔2007〕13号)同时废止。

    第九条 本办法由省档案馆负责解释。

    附件：1.湖北省档案馆档案接收工作业务流程

         2.湖北省档案移交进馆计划表

         3.湖北省档案馆进馆档案质量检查意见书

         4.湖北省电子档案移交接收登记表

         5.湖北省档案装箱交接明细单

         6.湖北省档案馆档案交接文据

湖北省档案馆馆藏档案开放审核协同暂行办法

第一条 为进一步加强对湖北省档案馆馆藏档案开放工作的组织管理，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守国家秘密法》《国家档案馆档案开放办法》等法律法规规章，制定本办法。

第二条 档案开放应当遵循合法、及时、平等和便于利用的原则，实现档案有序开放、有效利用与档案实体和信息安全相统一。

第三条 湖北省档案馆（以下简称省档案馆）馆藏档案开放审核实行湖北省档案局（以下简称省档案局）统筹协调，省档案馆牵头、档案形成单位或者移交单位参与、双方共同负责馆藏档案开放审核的协同机制。

第四条 省档案馆成立档案鉴定委员会和档案开放审核小组，组织开展馆藏档案开放工作。

档案鉴定委员会在档案开放方面负责研究、协调、决定档案开放工作目标、计划、结论等，指导检查档案开放工作，成员一般为7至9人。主任由分管副馆长担任，副主任由征集鉴定处负责人担任，委员由相关业务处室负责人和政治素质高、业务能力强、具有档案开放审核工作经验的人员组成。

档案开放审核小组承担档案开放具体工作，会同档案形成或者移交单位的档案开放审核小组共同对馆藏档案开展开放审核工作。组长由征集鉴定处负责人担任，副组长由具体组织开放工作的同志担任，成员由具体从事开放工作的专业人员组成。

档案开放审核小组应当于每年1月底前向档案鉴定委员会汇报上年度档案开放工作完成情况，承办向省档案局报审延期向社会开放的档案目录和档案开放工作年度报告；提交当年度档案开放工作计划，承办向省档案局报批年度工作计划方案；定期向鉴定委员会报审档案开放目录。

第五条 档案形成或者移交单位成立档案工作领导机构和档案开放审核小组，负责本单位档案的开放审核工作。

档案形成或者移交单位档案工作领导机构负责档案开放审核工作的审批、协调工作。其档案开放审核小组负责具体工作。组长一般由负责档案工作的内设机构负责人担任，档案员和各内设机构中政治素质强、业务精通的人员参加小组工作。

第六条 省档案馆制定《湖北省档案馆馆藏档案开放工作方案》《湖北省档案馆馆藏档案开放工作操作规定》《湖北省档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围工作细则》等工作制度。

档案形成或者移交单位依据各部门专业业务工作特点和行业法律法规规章等要求，制定本单位专业业务相关档案的解密和划分控制使用范围工作细则。

第七条 馆藏涉密档案解密工作由档案形成或者移交单位负责。根据《中华人民共和国保守国家秘密法》《国家秘密解密暂行办法》等保密法律法规规章，依据“谁定密、谁解密”、“保密期限届满前必审核”等要求，由档案形成或者移交单位负责涉密档案解密审核工作，作为档案开放审核的前置工作。

原定密单位被撤销或者合并的，由承担其职能或者合并后的单位负责解密。没有相应单位的，由原定密单位的上级单位或者同级保密行政管理部门指定的单位负责解密。具体解密工作按照国家有关规定执行。

第八条 省档案馆为馆藏档案开放审核工作提供必要的工作条件、保障措施和技术支持。

第九条 省档案馆按照下列程序和方法开展馆藏档案开放工作：

（一）计划。由省档案馆开放审核小组依据馆藏到期应当开放档案的实际情况，编制开放工作计划方案，由鉴定委员会审定后报省档案局批准。

（二）组织。按照批准的工作方案，由省档案馆牵头，会同档案形成或者移交单位组织实施档案开放工作。

（三）审核。省档案馆会同档案形成单位或者移交单位共同对馆藏档案进行开放审核。双方共同制定审核工作方案。省档案馆为开放审核工作提供技术支持、工作条件和保障措施。

1.基础审核。由档案形成或者移交单位开放审核小组负责，采取逐卷逐件逐页审核档案原件的直接审核法对馆藏档案进行审核，提出基础审核意见，提交审查。

2.初审。由档案形成或者移交单位负责，对基础审核结果进行全面复查或重点抽查，纠正审核中出现的错误，作出初审结论。初审工作完成后，应当编制开放审核工作报告和档案开放审核目录（案卷级、文件级），签署初审意见，经本单位档案工作领导机构审批通过后，提交省档案馆。

3.复审。由省档案馆开放审核小组负责，对初审结果进行复审，提出审核意见，经档案形成单位或者移交单位确认后，得出复审结论，签署复审意见，报省档案馆档案鉴定委员会集体讨论研究，形成一致意见后表决通过复审结果。

（四）确认。馆藏档案开放复审结果由省档案馆和档案形成或者移交单位协商一致确定。

省档案馆将延期向社会开放的档案目录报省档案局审核。

（五）公布。馆藏档案开放审核结果，报馆长审批后对外公布档案开放情况，并定期公布开放档案的目录。

第十条 省档案馆开放审核小组根据馆藏档案开放审核结果，调整纸质和电子目录控制标识。在档案封面、卷内目录盖“控制”印章。对档案管理系统中相应档案的电子目录（案卷级、文件级）控符进行标注。

第十一条 省档案馆开放审核小组及时整理移交归档馆藏档案开放工作材料。开放工作报告、审批意见登记表应当编制一式两套，其中一套移交省档案馆档案室，另一套与档案开放目录一同分全宗归入相应全宗卷。开放审核小组还应及时向有关处室移交档案目录（含到期、提前和延期开放档案目录等）。

第十二条 档案形成单位或者移交单位被撤销或者合并的，由承担其职能或者合并后的单位负责档案开放审核工作。没有相应单位的，由省档案馆负责其档案开放审核工作。

第十三条 对拟进馆档案的解密和开放审核工作，参照相关规定，由档案形成或者保管单位负责，在移交进馆时附具意见。

第十四条 省档案馆会同档案形成单位或者移交单位，按照本办法，定期对延期开放的馆藏档案进行评估审核，确定可以开放的，履行有关程序后向社会开放。

第十五条 本办法自印发之日起施行，由省档案馆负责解释。

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